§ 3 Nr. 26 EStG: Wann Trainervergütung steuerfrei bleibt
Der Beitrag übersetzt die Voraussetzungen des Übungsleiterfreibetrags in die Praxis eines Sportvereins. Er erklärt Anwendungsbereich, Grenzen und die Folgen für Vereinbarung und Abrechnung.
Eine Trainerin erhält monatlich eine Pauschale, ein weiterer Verein zahlt ebenfalls, und im Vorstand ist nur bekannt, dass die Person „nebenbei“ trainiert. Für die Steuerfreiheit genügt diese Annahme nicht. Paragraf 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz (EStG) knüpft die Begünstigung an mehrere Voraussetzungen, die der Verein für jede Person und jedes Kalenderjahr prüfen sollte.
Für Kassenwarte bedeutet das vor allem: Die Tätigkeit zutreffend beschreiben, den Auftraggeber und den zeitlichen Umfang einordnen, bereits genutzte Freibeträge abfragen und jede Zahlung nachvollziehbar erfassen. Die folgenden Regeln übersetzen die Vorschrift in einen Ablauf für den Sportverein. Einordnung und Hintergrund erhalten Sie auch von unserem Autorenteam für Vereinsvergütung.
Die Vorschrift betrifft Einnahmen aus bestimmten Tätigkeiten
Paragraf 3 Nummer 26 EStG stellt Einnahmen aus bestimmten nebenberuflichen Tätigkeiten bis zur gesetzlichen Höchstgrenze steuerfrei. Der Gesetzestext nennt Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten. Außerdem erfasst die Vorschrift nebenberufliche künstlerische Tätigkeiten sowie die nebenberufliche Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen.
Im Sportverein ist die klassische Trainertätigkeit häufig eine Übungsleiter- oder Ausbildertätigkeit. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung auf der Überweisung oder im Vertrag. Maßgeblich ist, was die Person tatsächlich leistet: Sie vermittelt beispielsweise sportliche Fähigkeiten, leitet Übungen an, plant Trainingseinheiten oder betreut Teilnehmende pädagogisch.
Auf die tatsächliche Aufgabe kommt es an
Eine Vergütung kann auch dann unter die Regelung fallen, wenn der Verein sie als Honorar, Aufwandsentschädigung oder Pauschale bezeichnet. Umgekehrt macht das Wort „Übungsleiterpauschale“ eine Zahlung nicht steuerfrei. Die Tätigkeit muss inhaltlich begünstigt sein und auch die weiteren Voraussetzungen des Paragrafen erfüllen.
Der Verein sollte daher nicht nur „Trainerin“ in die Unterlagen schreiben. Besser ist eine konkrete Beschreibung, etwa Leitung einer Jugendtrainingsgruppe, Vermittlung von Technik und Taktik, Vorbereitung und Durchführung der Übungseinheiten sowie Betreuung der Teilnehmenden. Damit wird im Prüfungsfall erkennbar, worauf sich die Vergütung bezieht.
Der Auftraggeber muss zum begünstigten Kreis gehören
Die Tätigkeit muss im Dienst oder im Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer Körperschaft ausgeübt werden, die nach Paragraf 5 Absatz 1 Nummer 9 Körperschaftsteuergesetz (KStG) steuerbegünstigt ist. Zu den juristischen Personen des öffentlichen Rechts können beispielsweise Gemeinden oder andere öffentliche Einrichtungen gehören.
Für den typischen Sportverein ist die zweite Gruppe entscheidend. Der Verein braucht eine steuerliche Anerkennung als gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich im Sinn der genannten Vorschrift. Praktisch weist der aktuelle Freistellungsbescheid des Finanzamts oder gegebenenfalls die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid diese Steuerbegünstigung nach.
Gemeinnützigkeit muss zur Zahlung passen
Die Steuerbefreiung setzt nicht nur voraus, dass der Verein als Körperschaft steuerbegünstigt ist. Die konkrete Tätigkeit muss auch für den steuerbegünstigten Bereich des Vereins erbracht werden. Bei einem gemeinnützigen Sportverein wird reguläres Training zur Verwirklichung des Satzungszwecks regelmäßig entsprechend einzuordnen sein. Besondere Konstellationen, etwa Leistungen für einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, sollten der Verein und sein Steuerbüro gesondert bewerten.
Der Verein sollte seinen Status nicht lediglich mündlich voraussetzen. Zum Vergütungsvorgang gehört eine Kopie oder ein nachvollziehbarer Hinweis auf den aktuellen steuerlichen Nachweis. Das schafft eine belastbare Grundlage, wenn das Finanzamt die Voraussetzungen später hinterfragt.
Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden
Nebenberuflich bedeutet steuerlich nicht zwingend, dass die Person einen anderen Hauptberuf haben muss. Auch Studierende, Rentnerinnen oder Personen ohne weitere Erwerbstätigkeit können eine nebenberufliche Tätigkeit im Sinn des Paragrafen 3 Nummer 26 EStG ausüben. Entscheidend ist der zeitliche Umfang der begünstigten Tätigkeit.
Die Lohnsteuerhinweise verwenden als Orientierung: Eine Tätigkeit ist im Allgemeinen nebenberuflich, wenn sie nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitbeschäftigung beansprucht. Diese Orientierung verlangt eine Betrachtung des jeweiligen Einzelfalls. Der Verein sollte deshalb die tatsächlich vereinbarten und geleisteten Stunden nicht ausblenden.
Mehrere Tätigkeiten richtig betrachten
Hat eine Trainerin mehrere begünstigte Tätigkeiten, kann deren zeitlicher Umfang für die Frage der Nebenberuflichkeit relevant werden. Eine bloße Erklärung, jede einzelne Tätigkeit sei klein, ersetzt keine Gesamtbetrachtung. Der Verein darf sich für seine Unterlagen auf die Angaben der vergüteten Person stützen, sollte diese aber schriftlich einholen und bei erkennbaren Widersprüchen nachfragen.
Für die Praxis empfiehlt sich eine Vereinbarung mit Trainingszeiten, Vorbereitungs- und Betreuungsaufgaben sowie dem vorgesehenen Zeitraum. Änderungen, etwa zusätzliche Gruppen oder Feriencamps, sollten dokumentiert werden. Eine passende Prozessübersicht bietet der Beitrag Checkliste für die erste Vergütung einer neuen Trainerin.
Der Freibetrag beträgt 3.000 Euro je Kalenderjahr
Nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG sind Einnahmen bis zu insgesamt 3.000 Euro im Kalenderjahr steuerfrei. Der Betrag gilt personenbezogen, nicht je Verein, nicht je Vertrag und nicht je Trainingsgruppe. Zahlt ein Verein monatlich, kann er den Freibetrag im laufenden Kalenderjahr bei den einzelnen Zahlungen berücksichtigen.
Besonders wichtig ist die Mehrfachtätigkeit: Trainiert dieselbe Person parallel für einen zweiten Verein oder erhält sie eine begünstigte Vergütung von einer Kommune, steht der Freibetrag trotzdem insgesamt nur einmal zur Verfügung. Die Person kann den Betrag nicht bei jedem Auftraggeber vollständig ausschöpfen.
Schriftliche Erklärung vor der ersten Zahlung
Der Verein sollte vor der ersten Auszahlung eine datierte Erklärung einholen. Darin bestätigt die Trainerin, ob und in welcher Höhe sie im laufenden Kalenderjahr bereits Einnahmen nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG erhalten hat oder bei anderen Auftraggebern erwarten wird. Sie sollte ferner mitteilen, welchen Teil des Freibetrags der Verein berücksichtigen darf.
| Angabe | Zweck der Angabe |
|---|---|
| Weitere Auftraggeber und Tätigkeiten | Mehrfachtätigkeiten erkennen und einordnen |
| Bereits steuerfrei berücksichtigte Einnahmen | Verbleibenden persönlichen Freibetrag feststellen |
| Für diesen Verein verfügbarer Anteil | Abrechnung der Zahlungen steuern |
| Mitteilungspflicht bei Änderungen | Spätere Zahlungen korrekt behandeln |
Die Erklärung ist eine Grundlage für die Abrechnung, aber kein Freibrief. Der Verein sollte sie jährlich neu einholen und bei Veränderungen aktualisieren. Ein personenbezogen geführtes Konto verhindert, dass einzelne Zahlungen oder bereits verbrauchte Beträge übersehen werden. Hinweise zur praktischen Führung finden Sie im Beitrag Das Übungsleiterkonto im Verein richtig einrichten.
Nicht jede Vereinsaufgabe ist eine Übungsleitertätigkeit
Sportvereine haben viele Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht automatisch unter Paragraf 3 Nummer 26 EStG fallen. Eine reine Vorstandstätigkeit, Kassenführung, Platzwartarbeit, Fahrdienstleistung, Bewirtung oder allgemeine Verwaltung ist regelmäßig keine pädagogische, betreuende oder ausbildende Übungsleitertätigkeit. Die konkrete Leistung darf daher nicht nur formal als Training ausgegeben werden.
Erbringt eine Person gemischte Aufgaben, sollte der Verein sie sauber trennen. Leitet sie tatsächlich Training und übernimmt sie daneben Verwaltungsaufgaben, müssen Tätigkeitsbeschreibung, Zeitaufzeichnungen und Vergütung erkennen lassen, welcher Teil auf welche Aufgabe entfällt. Eine pauschale Gesamtzahlung ohne Zuordnung erschwert die steuerliche Beurteilung erheblich.
Andere Pauschalen nicht verwechseln
Für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer steuerbegünstigten Körperschaft kann Paragraf 3 Nummer 26a EStG, die sogenannte Ehrenamtspauschale, in Betracht kommen. Diese Norm hat jedoch einen anderen Anwendungsbereich und einen eigenen Freibetrag. Ob sie für eine konkrete Vereinsfunktion passt, ist getrennt zu prüfen.
Auch ein Arbeitsverhältnis, ein Minijob oder eine selbstständige Tätigkeit wird nicht durch eine pauschale Vereinsbezeichnung entschieden. Vertragliche Ausgestaltung und tatsächliche Durchführung sind wichtig. Eine strukturierte Abgrenzung enthält der Beitrag Vergütungsarten im Sportverein sauber unterscheiden.
Die steuerliche Begünstigung ersetzt keine Dokumentation
Der Verein muss die Voraussetzungen nicht nur einmal gedanklich prüfen, sondern für den einzelnen Vergütungsvorgang nachvollziehbar festhalten. Das schützt nicht nur bei Fragen des Finanzamts. Auch bei einer Prüfung zur Sozialversicherung oder bei einem Wechsel im Kassenamt brauchen die Verantwortlichen verständliche Unterlagen.
Eine zweckmäßige Akte oder digitale Ablage je vergüteter Person umfasst mindestens:
- eine Tätigkeitsbeschreibung mit konkreten Aufgaben und Einsatzzeitraum,
- eine schriftliche Vergütungsvereinbarung mit Höhe, Fälligkeit und Zahlungsweg,
- eine jährliche Erklärung zu weiteren Tätigkeiten und bereits genutzten Freibetragsanteilen,
- ein Personenkonto mit allen Zahlungen und der jeweils berücksichtigten Steuerbefreiung,
- einen Auszahlungsnachweis, beispielsweise einen nachvollziehbaren Überweisungsbeleg.
Bei Bargeldzahlungen ist besondere Sorgfalt nötig. Der Verein sollte einen datierten, von der empfangenden Person unterschriebenen Auszahlungsbeleg mit Betrag und Verwendungszweck aufbewahren. Unklare Sammelquittungen oder nachträglich ergänzte Listen sind für eine Prüfung deutlich weniger aussagekräftig.
Die Vereinbarung sollte vor oder spätestens zum Beginn der Tätigkeit vorliegen. Rückwirkende Konstruktionen wirken wenig überzeugend, wenn die tatsächliche Arbeit und die Zahlung bereits erfolgt sind. Werden Aufgaben oder Vergütung verändert, sollte der Verein die Änderung ebenfalls schriftlich festhalten.
Für übersteigende oder nicht begünstigte Beträge gelten weitere Regeln
Sind die Voraussetzungen des Paragrafen 3 Nummer 26 EStG erfüllt, bleibt nur der gesetzliche Betrag von insgesamt 3.000 Euro je Person und Kalenderjahr steuerfrei. Der übersteigende Teil der Einnahmen kann nicht allein mit dem Übungsleiterfreibetrag steuerfrei behandelt werden. Gleiches gilt, wenn die Tätigkeit, der Auftraggeber oder die Nebenberuflichkeit nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Dann sind die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung gesondert zu prüfen. Dabei kommt es unter anderem darauf an, ob ein Beschäftigungsverhältnis oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt, welche Vergütungsbestandteile vereinbart sind und ob andere Vorschriften greifen. Der Verein sollte nicht automatisch annehmen, dass eine steuerpflichtige Zahlung deshalb zwingend sozialversicherungspflichtig ist oder umgekehrt.
Für Ausgaben gilt zudem Paragraf 3c Absatz 1 EStG: Soweit Ausgaben mit steuerfreien Einnahmen in unmittelbarem wirtschaftlichem Zusammenhang stehen, dürfen sie grundsätzlich nicht als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Bei einer Überschreitung oder bei gemischten Einnahmen können sich deshalb weitere Fragen ergeben. Diese sollten mit dem Steuerbüro anhand der konkreten Unterlagen geklärt werden.
Prüffähig abrechnen, bevor Geld fließt
Der sichere Ablauf lautet: Aufgabe einordnen, Gemeinnützigkeitsnachweis prüfen, zeitlichen Umfang festhalten, jährliche Erklärung einholen, verfügbaren Freibetrag im Personenkonto führen und Zahlungen belegen. So erkennt der Verein frühzeitig, ob ein Betrag steuerfrei nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG behandelt werden kann oder anders abzurechnen ist.
Im Schluss der Einrichtung kann Ehrenlohn für prüffähige Personenkonten, Vereinbarungen und Auszahlungsbelege je Person Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und Minijob zusammenführen sowie eine Übergabeliste für das Steuerbüro erzeugen. Wenn Sie den Ablauf für Ihren Verein vorführen lassen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
