Vergütungsarten im Sportverein sauber unterscheiden
Der Beitrag erklärt die Unterschiede zwischen Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und Minijob. Er hilft dabei, jede Aufgabe der passenden Abrechnungsart zuzuordnen.
Eine Trainerin erhält monatlich Geld, der Platzwart ebenfalls, und ein Vorstandshelfer bekommt am Jahresende eine kleine Anerkennung. Für die Vereinskasse sehen diese Fälle ähnlich aus. Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich können sie jedoch völlig unterschiedlich sein. Entscheidend sind nicht die Bezeichnung auf dem Überweisungsbeleg und auch nicht die Höhe einer einzelnen Zahlung, sondern die konkrete Tätigkeit, die rechtliche Grundlage und die gesamte Vergütung der Person im Kalenderjahr.
Wer Vergütungen sauber zuordnet, schützt den Verein vor Nachforderungen und schafft Klarheit für die Empfängerinnen und Empfänger. Dazu gehören eine schriftliche Vereinbarung vor dem ersten Einsatz, ein Nachweis über Aufgaben und Zahlungen sowie eine Erklärung, ob die Person den jeweiligen Freibetrag bereits bei einem anderen Verein oder Auftraggeber nutzt. Der Autor dieses Beitrags ordnet die Grundbegriffe für die Vereinsverwaltung ein.
Vergütung ist nicht gleich Auslagenersatz
Auslagenersatz erstattet Kosten, die einer Person für den Verein tatsächlich entstanden sind. Typische Beispiele sind beschafftes Trainingsmaterial, Porto, Parkgebühren oder Fahrten zu einer auswärtigen Veranstaltung. Die Person soll dadurch wirtschaftlich nicht besser gestellt werden, sondern ihre dokumentierte Ausgabe zurückerhalten.
Eine Vergütung ist dagegen die Gegenleistung für Arbeit oder Zeit. Das gilt etwa für die Durchführung eines Trainings, die Pflege der Sportanlage, die Vorbereitung einer Sitzung oder die Organisation eines Turniers. Ob der Verein die Zahlung Pauschale, Aufwandsentschädigung oder Anerkennung nennt, ändert an diesem Grundsatz nichts.
Belege und Anlass nachvollziehbar festhalten
Für den Auslagenersatz sollten Anlass, Datum, Betrag und Kostenart festgehalten werden. Rechnungen und Quittungen sind der einfachste Nachweis. Bei Fahrtkosten braucht der Verein zumindest eine nachvollziehbare Aufzeichnung mit Strecke, Anlass und gefahrenen Kilometern. Welche steuerlichen Regeln bei Reisekosten im Einzelnen greifen, hängt von der Art der Tätigkeit und vom jeweiligen Sachverhalt ab.
Eine pauschale Zahlung ohne Bezug zu einzeln nachgewiesenen Ausgaben ist regelmäßig nicht automatisch Auslagenersatz. Sie kann Arbeitsentgelt oder eine steuerlich begünstigte Vergütung sein. Deshalb sollte die Kasse Auslagen und Vergütungen getrennt buchen und getrennte Auszahlungsbelege verwenden.
- Auslagenersatz: tatsächliche, für den Verein entstandene Kosten mit nachvollziehbarem Anlass.
- Vergütung: Zahlung für eine übernommene Tätigkeit, unabhängig davon, ob der Empfänger eigene Kosten hatte.
- Praktische Folge: Für jede Zahlung sollte der Verein die Rechtsgrundlage und den Zweck dokumentieren.
Die Übungsleiterpauschale betrifft bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten
Paragraf 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz, kurz EStG, befreit Einnahmen bis zu 3.000 Euro im Kalenderjahr von der Einkommensteuer. Umgangssprachlich heißt dieser Freibetrag Übungsleiterpauschale. Er ist kein pauschaler Vereinsbonus für jede helfende Person, sondern gilt nur für die im Gesetz beschriebenen nebenberuflichen Tätigkeiten.
Begünstigt sind Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiterin oder Übungsleiter, Ausbilderin oder Ausbilder, Erzieherin oder Erzieher, Betreuerin oder Betreuer oder aus einer vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeit. Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, einer Einrichtung zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke oder einer vergleichbaren begünstigten Stelle ausgeübt werden. Ein gemeinnütziger Sportverein erfüllt diese Voraussetzung im Rahmen seiner steuerbegünstigten Zwecke regelmäßig, die Gemeinnützigkeit und der konkrete Einsatzbereich müssen aber tatsächlich vorliegen.
Was bei Trainerinnen und Trainern maßgeblich ist
Bei einer Trainerin ist die Einordnung oft naheliegend, wenn sie sportliche Fähigkeiten vermittelt, Training anleitet oder Teilnehmende pädagogisch betreut. Auch die Vorbereitung und Nachbereitung kann dazugehören, soweit sie mit der begünstigten Lehr, Ausbildungs oder Betreuungstätigkeit verbunden ist. Die Tätigkeit muss nicht hauptberuflich ausgeübt werden.
Nebenberuflich ist eine Tätigkeit nach den Lohnsteuer Richtlinien grundsätzlich dann, wenn sie nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs beansprucht. Entscheidend ist der tatsächliche Umfang, nicht allein der Vertragstext. Bei mehreren Tätigkeiten sind deren Umstände getrennt zu prüfen.
Der Freibetrag gilt personenbezogen und kalenderjährlich. Wer parallel für einen zweiten Sportverein, eine Schule oder eine andere begünstigte Einrichtung tätig ist, kann den Höchstbetrag nicht mehrfach ausschöpfen. Eine schriftliche Erklärung der Trainerin über bereits erhaltene oder erwartete Einnahmen nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG gehört deshalb vor der ersten steuerfreien Auszahlung in die Unterlagen. Wie ein solches Konto praktisch geführt wird, erläutert der Beitrag Das Übungsleiterkonto im Verein richtig einrichten.
Die Ehrenamtspauschale gilt für andere nebenberufliche Vereinsaufgaben
Paragraf 3 Nummer 26a EStG betrifft Einnahmen aus anderen nebenberuflichen Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer begünstigten Körperschaft. Der Steuerfreibetrag beträgt 840 Euro im Kalenderjahr. Er wird häufig Ehrenamtspauschale genannt, obwohl auch diese Bezeichnung allein keine rechtliche Einordnung schafft.
Die Regelung passt beispielsweise zu bestimmten Verwaltungs, Organisations oder Unterstützungsaufgaben, die keine Tätigkeit als Übungsleiterin, Ausbilder, Erzieherin, Betreuer oder vergleichbare Person nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG sind. Denkbar sind je nach konkreter Aufgabenbeschreibung etwa die Mitarbeit in der Mitgliederverwaltung, die Organisation von Veranstaltungen oder unterstützende Vorstandstätigkeiten. Ob ein Platzwart unter Paragraf 3 Nummer 26a EStG fällt, hängt von seinen tatsächlichen Aufgaben ab und nicht davon, ob er gelegentlich ehrenamtlich mit anpackt.
Keine zweite Pauschale für dieselbe Arbeit
Paragraf 3 Nummer 26a EStG ist nachrangig gegenüber Paragraf 3 Nummer 26 EStG. Für Einnahmen, die bereits als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder Betreuer begünstigt sind, darf der Verein nicht zusätzlich die Ehrenamtspauschale für dieselbe Leistung ansetzen. Eine Trainingsstunde wird also nicht teilweise zur Übungsleiterpauschale und teilweise zur Ehrenamtspauschale, nur damit zwei Freibeträge genutzt werden können.
Die Ehrenamtspauschale ist ebenfalls ein personenbezogener Jahresfreibetrag. Die Erklärung zu weiteren Tätigkeiten muss daher auch hier beide Freibeträge getrennt abfragen. Der Verein sollte insbesondere festhalten, welche Aufgabe vergütet wird, in welchem Zeitraum sie geleistet wurde und welcher Freibetrag noch zur Verfügung steht.
Ein Minijob ist ein Beschäftigungsverhältnis mit Meldungen
Ein Minijob ist keine steuerfreie Pauschale, sondern eine Form der geringfügig entlohnten Beschäftigung nach Paragraf 8 Absatz 1 Nummer 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch. Voraussetzung ist, dass das regelmäßige Arbeitsentgelt die jeweils geltende monatliche Entgeltgrenze nicht übersteigt. Da die Grenze gesetzlich an den Mindestlohn anknüpft, sollte der Verein für jedes Kalenderjahr den aktuellen Wert prüfen.
Besteht ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis, muss der Verein die Person bei der Minijob Zentrale anmelden und die Entgeltabrechnung laufend durchführen. Dazu gehören die erforderlichen Meldungen, Beitragsberechnungen und Aufzeichnungen. Ein Vertrag allein genügt nicht, und die Anmeldung darf nicht bis zum Jahresende warten.
Auch beim Trainer zählt die tatsächliche Beschäftigung
Ein Trainer kann in einem Minijob angestellt sein. Ob eine abhängige Beschäftigung vorliegt, richtet sich nach dem Gesamtbild: Weisungsgebundenheit, Einbindung in die Vereinsorganisation, feste Vorgaben zu Zeit und Ort sowie fehlendes eigenes Unternehmerrisiko können dafür sprechen. Die Überschrift eines Vertrags entscheidet nicht. Bei Zweifeln ist eine fachliche Prüfung des konkreten Falls sinnvoll.
Steuerfreie Einnahmen nach Paragraf 3 Nummer 26 oder Paragraf 3 Nummer 26a EStG und Arbeitsentgelt sind in der Abrechnung sorgfältig auseinanderzuhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können steuerfreie Einnahmen bei der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung anders behandelt werden als beitragspflichtiges Entgelt. Der Verein braucht dafür eine belastbare Tätigkeitsbeschreibung, eine Vereinbarung und eine klare Aufteilung der Zahlungen.
Besondere Aufmerksamkeit verlangt die Kombination aus Freibetrag und Minijob. Die Lohnabrechnung darf nicht einfach den gesamten Überweisungsbetrag als Minijoblohn erfassen, wenn ein klar abgrenzbarer Teil rechtmäßig steuerfrei ist. Umgekehrt darf steuerfreies Entgelt nicht nur rechnerisch behauptet werden, um die Minijobgrenze einzuhalten. Einen Überblick über wiederkehrende Prüfpunkte bietet der Jahreskalender für Pauschalen, Minijob und Belege.
Die Tätigkeit entscheidet, nicht die gewählte Bezeichnung
Bezeichnungen wie Trainervertrag, Helferpauschale, Aufwandsentschädigung oder Honorarvertrag können die Prüfung erleichtern, ersetzen sie aber nicht. Finanzamt, Sozialversicherungsträger und gegebenenfalls die Rentenversicherung betrachten, was die Person tatsächlich tut und wie der Verein ihren Einsatz organisiert.
Ein Platzwart, der regelmäßig nach Vorgabe arbeitet, feste Zeiten einhält und in den Ablauf des Vereins eingebunden ist, kann abhängig beschäftigt sein. Ein Vorstandshelfer, der Veranstaltungen organisiert, erbringt nicht automatisch eine Tätigkeit nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG. Eine Trainerin kann begünstigt sein, aber nur soweit ihre tatsächliche Aufgabe die Vermittlung, Ausbildung oder Betreuung umfasst.
Eine kleine Zuordnungshilfe für die Kasse
| Typische Aufgabe | Mögliche Einordnung | Wichtiger Nachweis |
|---|---|---|
| Jugendtraining planen und durchführen | Übungsleiterpauschale nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind | Aufgabenbeschreibung, Vereinbarung, Erklärung zu weiteren Einnahmen |
| Mitgliederlisten pflegen oder Turnierabläufe organisieren | Ehrenamtspauschale nach Paragraf 3 Nummer 26a EStG kann in Betracht kommen | Konkrete Aufgaben, Zeitraum, Freibetragskonto |
| Regelmäßige Platzpflege nach Dienstplan | Häufig Arbeitsentgelt, möglicherweise Minijob bei erfüllten Voraussetzungen | Arbeitsvertrag, Zeiterfassung, Lohnunterlagen, Meldungen |
| Material gegen Vorlage einer Rechnung kaufen | Auslagenersatz | Rechnung oder Quittung, Verwendungszweck |
Die Tabelle ersetzt keine Einzelfallprüfung. Sie zeigt jedoch die richtige Reihenfolge: Erst die Aufgaben erfassen, dann den rechtlichen Rahmen prüfen, anschließend abrechnen. Gerade bei neuen Trainerinnen hilft eine standardisierte Abfrage vor dem ersten Einsatz. Dafür eignet sich auch die Checkliste für die erste Vergütung einer neuen Trainerin.
Freibeträge und Arbeitsentgelt werden im Einzelfall getrennt betrachtet
Eine Person kann für einen Verein unterschiedliche, tatsächlich voneinander trennbare Aufgaben übernehmen. Sie trainiert beispielsweise eine Jugendgruppe und arbeitet zusätzlich unabhängig davon in der Geschäftsstelle. Dann muss der Verein jede Tätigkeit mit eigener Aufgabenbeschreibung, nachvollziehbarem Umfang und passender Vergütungsregelung dokumentieren. Eine bloße Aufteilung auf dem Papier genügt nicht.
Für die Trainingsarbeit kann Paragraf 3 Nummer 26 EStG einschlägig sein, für die Verwaltungstätigkeit möglicherweise Paragraf 3 Nummer 26a EStG oder Arbeitsentgelt. Ob beide Freibeträge im konkreten Fall genutzt werden können, folgt aus den gesetzlichen Voraussetzungen und der echten Trennbarkeit der Leistungen. Dieselbe Arbeitsstunde darf nicht doppelt begünstigt werden.
In der Praxis bewährt sich ein personenbezogenes Jahreskonto. Es enthält mindestens die vereinbarte Tätigkeit, den Zahlungsmonat, den Zahlungsbetrag, die Zuordnung zu Auslagenersatz, Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale oder Arbeitsentgelt sowie die Erklärung zu Tätigkeiten bei anderen Stellen. Überweisungen sollten sich auf einen Auszahlungsbeleg beziehen, statt nur einen allgemeinen Verwendungszweck zu tragen.
Die Kernfrage lautet deshalb nicht: Welche Pauschale möchten wir zahlen? Sie lautet: Welche Arbeit leistet diese Person, unter welchen Bedingungen und welcher Teil ihres persönlichen Freibetrags ist noch verfügbar? Mit dieser Reihenfolge kann der Verein Auszahlungen vorab prüfen, statt sie später mühsam zu erklären.
Für die Umsetzung kann Ehrenlohn für prüffähige Konten, Vereinbarungen und Auszahlungsbelege je Person die Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und einen Minijob getrennt führen sowie eine Übergabeliste für das Steuerbüro erzeugen. Wenn Sie die Zuordnung Ihrer Vereinsrollen vor der nächsten Abrechnung prüfen oder frühzeitig Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
