Das Übungsleiterkonto im Verein richtig einrichten
Der Beitrag führt Kassenwarte durch die Anlage eines prüffähigen Jahreskontos für jede vergütete Person. Er zeigt, welche Angaben vor der ersten Auszahlung vorliegen müssen und wie Belege zugeordnet werden.
Wer Trainerinnen, Übungsleiter oder Helfer vergütet, braucht mehr als eine Liste überwiesener Beträge. Für jede Person gehört ein eigenes Jahreskonto in die Unterlagen. Es macht sichtbar, auf welcher Grundlage bezahlt wurde, welcher steuerliche Freibetrag angesetzt ist und welche Nachweise den einzelnen Zahlungsvorgang tragen.
Das Konto schützt nicht automatisch vor einer falschen Einordnung. Es schafft aber die Ordnung, die Kassenwarte für die Entscheidung, den laufenden Überblick und eine spätere Prüfung benötigen. Die folgenden Schritte verbinden Personalakte, Vereinbarung, Abrechnung und Zahlungsnachweis zu einer nachvollziehbaren Akte.
Zuerst wird die Tätigkeit der Person eindeutig erfasst
Legen Sie das Jahreskonto an, bevor die Person erstmals für den Verein tätig wird oder eine Vergütung erhält. Vergeben Sie eine eindeutige interne Personalnummer oder Kontonummer. Sie verhindert Verwechslungen bei gleichen Namen und erleichtert die Zuordnung von Vereinbarung, Abrechnung und Bankbeleg.
Erfassen Sie den vollständigen Namen und die aktuelle Anschrift. Die Steueridentifikationsnummer gehört nur dann in die Unterlagen, soweit sie für die konkret gewählte Abrechnung erforderlich ist, insbesondere bei lohnsteuerlich abzurechnendem Arbeitslohn. Erheben Sie keine Daten auf Vorrat. Personenbezogene Daten müssen für den festgelegten Zweck erforderlich sein, das folgt aus Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c Datenschutz Grundverordnung.
Die Tätigkeit konkret statt nur allgemein beschreiben
Die Tätigkeitsbeschreibung muss erkennen lassen, was die Person tatsächlich tut. „Trainerin“ reicht als Kurzbezeichnung selten aus. Besser ist etwa die Leitung einer Jugendtrainingsgruppe, die Vorbereitung von Übungseinheiten, die Betreuung bei Wettkämpfen oder die organisatorische Mitarbeit im Vorstand.
Notieren Sie außerdem den Beginn der Tätigkeit und bei befristeten Einsätzen das Ende. Ordnen Sie vorläufig zu, ob der Verein die Vergütung als Übungsleiterpauschale nach § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz, als Ehrenamtspauschale nach § 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz oder im Rahmen eines Minijobs behandeln will. Diese Zuordnung ist eine Arbeitshypothese und kein Ersatz für die rechtliche Prüfung.
Eine saubere Abgrenzung der Vergütungsarten verhindert, dass eine bequeme Bezeichnung die falsche Abrechnung auslöst. Die wichtigsten Ausgangsfragen erläutert auch der Beitrag Vergütungsarten im Sportverein sauber unterscheiden.
Die Anspruchsgrundlage wird vor der ersten Zahlung geprüft
Für die Steuerfreiheit nach § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz muss die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt werden. Sie muss unter anderem der Ausbildung, Erziehung, Betreuung oder einer vergleichbaren Tätigkeit dienen und im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer steuerbegünstigten Körperschaft erfolgen. Ein gemeinnütziger Sportverein kann diese Voraussetzung erfüllen, sofern die Tätigkeit seinem begünstigten Zweck dient.
§ 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz betrifft nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag solcher Körperschaften, soweit die Tätigkeit nicht bereits unter § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz fällt. Entscheidend ist die konkrete Aufgabe, nicht die Bezeichnung auf dem Überweisungsträger. Für dieselbe Vergütung dürfen die Freibeträge nicht beliebig nebeneinander angesetzt werden.
Minijob ist eine eigene Abrechnungsentscheidung
Erfüllt die Tätigkeit die Voraussetzungen einer Pauschale nicht oder soll sie als Beschäftigung geführt werden, kommt eine Anmeldung bei der Minijob Zentrale in Betracht. Dann prüft der Verein insbesondere, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt, welches regelmäßige Arbeitsentgelt vereinbart ist und welche Meldungen, Abgaben und Aufzeichnungen erforderlich sind. Eine pauschale Bezeichnung als „Aufwandsentschädigung“ ändert daran nichts.
Bei Zweifeln zur Sozialversicherung sollte der Verein die tatsächlichen Verhältnisse prüfen lassen, bevor er zahlt. Bei einer späteren Betriebsprüfung zählt die Durchführung im Alltag, beispielsweise Weisungsbindung, Eingliederung und vereinbarter Arbeitseinsatz. Dokumentieren Sie die Entscheidung auf dem Jahreskonto mit Datum und kurzer Begründung.
Eine schriftliche Vereinbarung hält Tätigkeit und Vergütung fest
Die schriftliche Vereinbarung gehört vor die erste regelmäßige Auszahlung. Sie legt fest, welche Aufgaben die Person übernimmt, welchen zeitlichen oder sachlichen Umfang die Tätigkeit hat, ab wann sie beginnt und ob sie befristet ist. Halten Sie auch fest, wer im Verein fachlich oder organisatorisch Ansprechpartner ist.
Benennen Sie die Vergütung eindeutig. Die Vereinbarung sollte sagen, ob ein Betrag je Einsatz, Monat oder anderer Abrechnungsperiode geschuldet ist, wann gezahlt wird und auf welchem Zahlungsweg. Bei Kostenerstattungen sollten Sie diese von der Vergütung trennen, denn erstattete Auslagen brauchen ihren eigenen Anlass und passende Belege.
Ehrenamt und vergütete Aufgabe sauber auseinanderhalten
Viele Vereinsmitglieder übernehmen mehrere Rollen. Eine Person kann zum Beispiel unvergütet bei Vereinsveranstaltungen helfen und zugleich eine Trainingsgruppe gegen Vergütung leiten. Beschreiben Sie die vergütete Aufgabe so genau, dass sie von der ehrenamtlichen Mitarbeit unterscheidbar bleibt.
Eine nachträgliche Vereinbarung löst das Dokumentationsproblem meist nicht. Sie kann zwar einen Sachverhalt erläutern, belegt aber nicht ohne Weiteres, was bei Beginn tatsächlich vereinbart war. Lassen Sie daher die Vereinbarung vor Tätigkeitsbeginn oder jedenfalls vor der ersten Zahlung von den zuständigen Vertretungsberechtigten und der vergüteten Person unterzeichnen.
Die Erklärung zu weiteren Tätigkeiten gehört in die Personalakte
Der Verein kann den persönlichen Freibetrag nicht allein aus eigenen Zahlungen beurteilen. Übt die Person dieselbe oder eine andere begünstigte Tätigkeit für weitere Auftraggeber aus, kann sie dort bereits einen Teil des jeweiligen Freibetrags in Anspruch genommen haben. Deshalb benötigt die Personalakte eine datierte Erklärung zur Mehrfachtätigkeit.
Die Person sollte darin angeben, ob sie im laufenden Kalenderjahr weitere Vergütungen erhalten hat oder erwartet, die unter § 3 Nummer 26 oder § 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz fallen. Sie sollte den bereits genutzten und den beim Verein beanspruchten Anteil des passenden Freibetrags erklären. Eine Aussage, dass keine weiteren solchen Tätigkeiten bestehen, ist ebenfalls dokumentationsrelevant.
Die Erklärung bei Änderungen erneuern
Eine Erklärung zu Jahresbeginn ist keine Dauerfreigabe. Bitten Sie die Person, Änderungen unverzüglich mitzuteilen, etwa bei einem zusätzlichen Verein oder einer geänderten Vergütung. Sinnvoll ist zudem eine erneute Erklärung für jedes Kalenderjahr, weil Freibeträge jahresbezogen betrachtet werden.
Der Verein darf sich nicht mit einer mündlichen Zusage begnügen, wenn die Einordnung davon abhängt. Bewahren Sie die unterschriebene Erklärung zusammen mit der Vereinbarung auf und vermerken Sie auf dem Jahreskonto, wann sie vorlag. Typische Lücken bei solchen Unterlagen zeigt der Beitrag Sechs Fehler bei Trainerpauschalen und ihre Folgen.
Jede Auszahlung wird sofort dem Jahreskonto zugeordnet
Fortschreiben Sie das Personenkonto mit jeder Abrechnung, nicht erst am Jahresende. Jede Zeile erhält mindestens das Auszahlungsdatum, den Betrag, den Zahlungsweg, den Abrechnungsmonat oder Einsatzzeitraum und den Rechtsgrund. Der Rechtsgrund kann beispielsweise die konkrete Vereinbarung mit Datum und die Zuordnung zu § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz sein.
Führen Sie außerdem den vor der Zahlung verfügbaren, den mit der Zahlung beanspruchten und den danach verbleibenden Freibetrag aus. Berücksichtigen Sie dabei die Erklärung zu weiteren Tätigkeiten. Wenn eine Zahlung steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich anders behandelt wird, etwa als Arbeitsentgelt im Minijob, darf sie nicht unklar in derselben Freibetragsspalte verschwinden.
| Angabe im Jahreskonto | Dokumentationszweck |
|---|---|
| Person, Tätigkeit und Vertragsdatum | Verknüpft Zahlung und Anspruchsgrundlage |
| Abrechnungszeitraum, Datum und Betrag | Zeigt, welche Leistung vergütet wurde |
| Zahlungsweg und Belegnummer | Ermöglicht den Abgleich mit dem Geldfluss |
| Genutzter und verbleibender Freibetrag | Macht den Jahresstand nachvollziehbar |
| Hinweis auf Mehrfachtätigkeitserklärung | Dokumentiert die Informationsgrundlage des Vereins |
Korrekturen werden nicht durch Überschreiben unsichtbar gemacht. Erfassen Sie Storno, Rückzahlung oder Nachberechnung als eigene Zeile und erläutern Sie den Anlass. So bleibt erkennbar, wie sich der Saldo entwickelt hat und warum ein Betrag vom ursprünglichen Plan abweicht.
Auszahlungsbeleg und Zahlungsnachweis ergänzen sich
Ein Auszahlungsbeleg erklärt die Abrechnung. Er benennt die Person, die Tätigkeit, den Zeitraum, den Bruttozahlbetrag, die steuerliche oder abrechnungsrechtliche Einordnung, den Rechtsgrund und die Belegnummer. Er beantwortet damit die Frage, warum der Verein diesen Betrag angesetzt hat.
Der Zahlungsnachweis belegt dagegen den tatsächlichen Geldfluss. Bei Überweisungen ist das in der Regel der Kontoauszug oder ein gleichwertiger Banknachweis, der Empfänger, Datum und Betrag erkennen lässt. Ordnen Sie die Belegnummer des Auszahlungsbelegs auch dem Bankvorgang zu.
Barzahlungen nur mit belastbarem Empfangsnachweis
Bei Barauszahlungen braucht der Verein zusätzlich eine quittierte Empfangsbestätigung. Sie sollte Betrag, Datum, Zweck, Name der empfangenden Person und deren Unterschrift enthalten. Die bloße Kassenbuchung beweist nicht, dass die berechtigte Person das Geld erhalten hat.
Der Auszahlungsbeleg ersetzt keinen Kontoauszug, und ein Kontoauszug ersetzt keine nachvollziehbare Abrechnung. Erst beide Unterlagen zusammen machen Zahlung und Anlass prüfbar. Legen Sie sie unmittelbar beim jeweiligen Kontoeintrag ab, digital oder in Papierform nach dem im Verein festgelegten Ablagesystem.
Am Jahresende wird das Konto abgeschlossen und übergeben
Gleichen Sie zum Jahresende jeden Kontoeintrag mit Vereinbarung, Auszahlungsbeleg und Zahlungsnachweis ab. Prüfen Sie, ob alle Abrechnungszeiträume erfasst, Korrekturen erläutert und Freibeträge richtig fortgeschrieben sind. Bestätigen Sie den Abschluss intern mit Datum und verantwortlicher Person.
Zur Jahresakte gehören mindestens die Vereinbarung, Tätigkeitsbeschreibung, Erklärung zu weiteren Tätigkeiten, Jahreskonto, alle Auszahlungsbelege und die Zahlungsnachweise. Für Minijobs kommen die hierfür erforderlichen Lohnunterlagen und Meldungen hinzu. Welche Aufbewahrungsfristen im konkreten Fall gelten, richtet sich nach der Art der Unterlagen und den einschlägigen steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen sowie vereinsinternen Anforderungen.
Erstellen Sie für das Steuerbüro eine Übergabeliste. Sie sollte je Person die Abrechnungsart, die Summe der Zahlungen, den dokumentierten Freibetragsstand, Besonderheiten wie Rückzahlungen und den Speicherort der Nachweise enthalten. Für die laufende Planung hilft der Jahreskalender für Pauschalen, Minijob und Belege.
Ein prüffähiges Übungsleiterkonto entsteht nicht durch eine einzelne Tabelle, sondern durch die geschlossene Kette aus Einordnung, Vereinbarung, Erklärung, Abrechnung und Geldflussnachweis. Der Autor dieses Beitrags empfiehlt, diese Kette bei jeder neuen vergüteten Person vor der ersten Auszahlung anzulegen und bei jeder Zahlung fortzuschreiben.
Ehrenlohn für prüffähige Personenkonten, Belege und Steuerbüro Übergaben führt die Angaben zu Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und Minijob personengenau zusammen und erstellt daraus Vereinbarungen, Auszahlungsbelege und Übergabelisten. Wenn Sie eine Vorführung sehen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
