Sechs Fehler bei Trainerpauschalen und ihre Folgen
Der Beitrag macht typische Lücken in der Vergütungspraxis von Sportvereinen sichtbar. Zu jedem Fehler nennt er die mögliche Folge und ein konkretes Gegenmittel für die Vereinsverwaltung.
Trainerpauschalen wirken in der Vereinskasse oft unkompliziert: Eine Person leitet Training, der Vorstand beschließt eine Zahlung, die Kasse zahlt aus. Steuerlich und für die Sozialversicherung kommt es aber nicht auf die Bezeichnung „Pauschale“ an. Entscheidend sind die konkrete Aufgabe, der Status der Person, die Höhe aller Zahlungen im Kalenderjahr und die Unterlagen, die den Vorgang belegen.
Besonders kritisch wird es, wenn ein Verein erst bei einer Anfrage des Finanzamts oder einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung rekonstruiert, wer wann wofür Geld erhalten hat. Die folgenden sechs Fehler zeigen, welche Unterlagen dann typischerweise fehlen, welche Folge daraus entstehen kann und wie Kassenwarte die Abläufe vor einer Prüfung ordnen. Für die Einordnung der Zahlungsformen hilft auch der Beitrag Vergütungsarten im Sportverein sauber unterscheiden.
Fehler eins: Der Verein prüft die begünstigte Tätigkeit nicht
Der Freibetrag für Übungsleiterinnen und Übungsleiter nach Paragraf 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz, kurz EStG, gilt nicht automatisch für jede Arbeit im Sportverein. Begünstigt sein können nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiterin, Ausbilder, Erzieherin, Betreuer oder vergleichbar Tätige. Die Tätigkeit muss im Dienst oder Auftrag einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer steuerbegünstigten Körperschaft erfolgen und der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen.
Für andere nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer solchen Körperschaft kann Paragraf 3 Nummer 26a EStG, die Ehrenamtspauschale, in Betracht kommen. Diese Vorschrift ist aber kein Auffangtatbestand für jede beliebige Auszahlung. Eine Tätigkeit, die bereits unter Paragraf 3 Nummer 26 EStG fällt, kann nicht zusätzlich über Paragraf 3 Nummer 26a EStG für dieselbe Vergütung begünstigt werden.
Die Folge: Der falsche Freibetrag wird angewandt
Ohne Prüfung wird etwa eine Verwaltungsaufgabe als Übungsleitertätigkeit behandelt, obwohl sie dafür nicht passt. Umgekehrt kann der Verein die Ehrenamtspauschale übersehen, obwohl eine andere begünstigte nebenberufliche Aufgabe vorliegt. Wird eine Steuerbefreiung unzutreffend angesetzt, sind Abrechnung, Lohnsteuerbehandlung und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeurteilung erneut zu prüfen.
Das Gegenmittel: Aufgabe vor der ersten Zahlung beschreiben
Erstellen Sie vor Beginn der Zahlungen eine kurze schriftliche Tätigkeitsbeschreibung. Sie sollte die tatsächlichen Aufgaben, den Einsatzbereich, die verantwortliche Abteilung, den Beginn und die Einordnung als Übungsleitertätigkeit oder sonstige Tätigkeit enthalten. Bei Trainerinnen ist nicht nur die Trainingsstunde relevant, sondern auch die vereinbarte Vorbereitung, Betreuung und Organisation, soweit diese zur Aufgabe gehören.
- Beschreiben Sie die konkrete Tätigkeit statt nur „Trainerpauschale“ zu schreiben.
- Halten Sie fest, warum der Verein die Voraussetzungen der jeweiligen Steuerbefreiung als erfüllt ansieht.
- Prüfen Sie Änderungen der Aufgabe sofort, nicht erst zum Jahresende.
Der Freibetrag nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG beträgt 3.000 Euro im Kalenderjahr. Für Paragraf 3 Nummer 26a EStG beträgt er 840 Euro im Kalenderjahr. Ob die Tätigkeit wirklich begünstigt ist, beantwortet jedoch nicht allein die Höhe der Zahlung.
Fehler zwei: Es gibt keine schriftliche Vergütungsvereinbarung
Ein Überweisungsbetreff wie „Training März“ ersetzt keine Vereinbarung. Fehlt ein schriftlicher Nachweis, kann der Verein später oft nicht belegen, welche Aufgabe vereinbart war, ob die Zahlung als Vergütung oder als Auslagenersatz gedacht war, wann das Vertragsverhältnis begann und wie die Vergütung berechnet werden sollte.
Die Folge: Aufgabe, Beginn und Betrag bleiben offen
Bei einer Prüfung entstehen Rückfragen, wenn Beschlüsse, Bankbewegungen und tatsächliche Einsätze nicht zusammenpassen. Das betrifft nicht nur die steuerliche Begünstigung. Je nach konkreter Ausgestaltung kann auch zu klären sein, ob eine abhängige Beschäftigung vorliegt und welche Meldungen oder Beiträge daraus folgen.
Das Gegenmittel: Eine nachvollziehbare Vereinbarung mit beiden Seiten
Schließen Sie vor der ersten regelmäßigen Zahlung eine Vereinbarung, die der Verein und die vergütete Person dokumentieren. Eine eigenhändige Unterschrift ist für die steuerliche Einordnung nicht stets die einzige mögliche Form des Nachweises. Praktisch sollte aber eindeutig erkennbar sein, dass beide Seiten Inhalt und Beginn akzeptiert haben, etwa durch unterschriebene Ausfertigungen oder nachvollziehbar dokumentierte elektronische Zustimmung.
| Inhalt der Vereinbarung | Warum er wichtig ist |
|---|---|
| Person und konkrete Aufgabe | Ordnet die Zahlung einer tatsächlichen Tätigkeit zu. |
| Beginn, Laufzeit und Einsatzumfang | Erklärt, ab wann und in welchem Rahmen vergütet wird. |
| Vergütung und Auszahlungsrhythmus | Ermöglicht den Abgleich mit Kasse und Bank. |
| Hinweis auf weitere Vergütungen | Schafft die Grundlage für die Freibetragsprüfung. |
| Regelung zu Auslagen | Trennt Ersatz tatsächlicher Aufwendungen von Vergütung. |
Nutzen Sie für neue Fälle die Checkliste für die erste Vergütung einer neuen Trainerin. Für bereits laufende Fälle sollte die Vereinbarung nicht rückdatiert werden. Dokumentieren Sie stattdessen ab jetzt den aktuellen Stand und erläutern Sie vorhandene Altunterlagen geordnet.
Fehler drei: Frühere Auszahlungen werden nicht zusammengerechnet
Die Freibeträge nach Paragraf 3 Nummer 26 und Nummer 26a EStG sind personenbezogene Jahresfreibeträge. Es genügt daher nicht, nur die Zahlung einer einzelnen Mannschaft oder Abteilung zu betrachten. Der Verein muss alle eigenen Zahlungen derselben Art an dieselbe Person im Kalenderjahr zusammenführen.
Die Folge: Der Freibetrag ist unbemerkt verbraucht
Wenn zunächst eine monatliche Trainervergütung und später eine weitere Zahlung für ein Ferienangebot geleistet wird, kann die Summe den verfügbaren Freibetrag überschreiten. Der übersteigende Betrag wird nicht dadurch steuerfrei, dass er in einer anderen Abteilung gebucht oder als einmalige Sonderzahlung bezeichnet wird. Bei mehreren begünstigten Tätigkeiten ist zudem zu prüfen, welcher Freibetrag jeweils einschlägig ist.
Das Gegenmittel: Ein fortlaufendes Jahreskonto je Person
Führen Sie für jede vergütete Person ein Kalenderjahreskonto. Erfassen Sie dort Zahlungsdatum, Betrag, Tätigkeitsart, zugrunde liegende Vereinbarung, bereits verbrauchten Freibetrag und verbleibenden Betrag. Der Kontostand muss vor jeder weiteren Auszahlung abrufbar sein, nicht nur für den Jahresabschluss.
Trennen Sie dabei mindestens die Kategorien Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale, steuerpflichtige Vergütung, Auslagenersatz und Minijob. So bleibt sichtbar, welche Zahlung auf welcher Grundlage erfolgt. Eine praktische Struktur dafür erläutert der Beitrag Das Übungsleiterkonto im Verein richtig einrichten.
Fehler vier: Mehrfachtätigkeiten bleiben ungeklärt
Der Freibetrag steht der Person zu, nicht jedem einzelnen Verein. Trainiert jemand parallel in zwei Vereinen oder erhält dort zusätzlich eine andere vergütete Aufgabe, kann dieselbe Steuerbefreiung nicht mehrfach in voller Höhe beansprucht werden. Der einzelne Verein kennt diese Umstände häufig nicht aus eigener Buchhaltung.
Die Folge: Es fehlt die Grundlage für eine zulässige Verteilung
Ohne Angaben der vergüteten Person kann der Verein nicht verlässlich beurteilen, ob und in welchem Umfang der Freibetrag bei ihm noch genutzt werden soll. Eine bloße Vermutung, die Person arbeite „nur bei uns“, ist kein belastbarer Nachweis. Das Risiko zeigt sich vor allem, wenn bei einer späteren Prüfung unterschiedliche Angaben oder weitere Zahlungsunterlagen auftauchen.
Das Gegenmittel: Eine aktuelle Erklärung einholen
Lassen Sie sich vor der ersten Auszahlung und bei Änderungen schriftlich erklären, ob weitere vergütete Tätigkeiten bestehen, bei welchen Auftraggebern sie ausgeübt werden und ob dort ein Freibetrag nach Paragraf 3 Nummer 26 oder Nummer 26a EStG genutzt wird. Die Person muss keine unnötigen privaten Details offenlegen. Der Verein benötigt aber ausreichende Angaben, um seine eigene Abrechnung richtig vorzunehmen.
Fragen Sie die Erklärung mindestens bei Beginn eines neuen Kalenderjahres erneut ab. Ändern sich Tätigkeit, weiterer Auftraggeber oder gewünschte Aufteilung im laufenden Jahr, dokumentieren Sie den neuen Stand mit Datum. Die Erklärung ersetzt keine Prüfung, sie macht deren Grundlage jedoch nachvollziehbar.
Fehler fünf: Der tatsächliche Geldfluss ist nicht nachweisbar
Ein Buchungssatz allein beweist nicht immer, dass die vergütete Person das Geld erhalten hat. Das gilt besonders bei Barzahlungen aus der Mannschaftskasse, Sammelauszahlungen oder nachträglich erstellten Kassenbelegen. Auch bei Überweisungen sollte die Zahlung eindeutig der Vereinbarung und dem Abrechnungszeitraum zugeordnet werden können.
Die Folge: Rückfragen bei Prüfung oder Finanzamt
Fehlen Nachweise, können Prüfer nach dem Empfänger, dem Zahlungsgrund und dem Zeitpunkt fragen. Unklare Barvorgänge erschweren außerdem die Kontrolle innerhalb des Vereins. Der Vorstand und die Kassenführung können dann nicht sauber erklären, ob eine beschlossene Vergütung, ein Auslagenersatz oder eine private Vorleistung ausgezahlt wurde.
Das Gegenmittel: Beleg und Zahlungsnachweis zusammen ablegen
Bei Überweisungen gehören Auszahlungsbeleg und Überweisungsnachweis zusammen in die Ablage. Der Beleg sollte Empfänger, Betrag, Datum, Zweck, Zeitraum und Verweis auf die Vereinbarung enthalten. Bei einer Barauszahlung benötigen Sie einen quittierten Beleg mit Datum, Betrag, Zahlungsgrund und Unterschrift der empfangenden Person.
Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass sie je Person und Kalenderjahr auffindbar sind. Für Buchungsbelege gelten steuerliche Aufbewahrungspflichten nach Paragraf 147 Abgabenordnung. Welche Belege im Einzelfall aufzubewahren sind und wie lange, richtet sich nach ihrer Einordnung und der jeweils geltenden Fassung der Vorschrift.
Fehler sechs: Vergütung und Minijob werden nicht getrennt behandelt
Eine Person kann für einen Verein sowohl eine pauschal begünstigte Tätigkeit als auch eine Beschäftigung ausüben. Daraus folgt aber nicht, dass alle Zahlungen in einen gemeinsamen Topf gehören. Entscheidend ist, ob tatsächlich getrennte Tätigkeiten mit klaren Vereinbarungen, Aufgaben und Abrechnungen vorliegen.
Die Folge: Meldungen und Abrechnungen können falsch sein
Wird die Trainervergütung ohne Prüfung als Teil eines Minijobs abgerechnet oder umgekehrt Arbeitsentgelt pauschal steuerfrei behandelt, können Lohnunterlagen und Meldungen unzutreffend sein. Bei einer Betriebsprüfung ist die tatsächliche Tätigkeit maßgeblich, nicht die Überschrift auf dem Auszahlungsbeleg. Die Bewertung kann vom konkreten Sachverhalt abhängen.
Das Gegenmittel: Zwei Tätigkeiten organisatorisch und rechnerisch trennen
Führen Sie die pauschal begünstigte Tätigkeit und die Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale getrennt. Dazu gehören getrennte Vereinbarungen, Tätigkeitsbeschreibungen, Zeit- oder Leistungsnachweise, Abrechnungen und Konten. Prüfen Sie vor Beginn insbesondere, ob die Aufgaben wirklich unterscheidbar sind oder ob dieselbe Arbeitsleistung nur künstlich aufgeteilt wird.
Bei Zweifeln sollte der Verein die sozialversicherungsrechtliche Einordnung vor der Abrechnung mit Steuerberatung oder einer fachkundigen Stelle klären. Warten Sie damit nicht, bis sich Nachforderungen aus einer Prüfung ergeben. Ein Jahresplan für wiederkehrende Kontrollen findet sich im Beitrag Jahreskalender für Pauschalen, Minijob und Belege.
Trainerpauschalen vor der Prüfung geordnet aufräumen
Eine prüffähige Vergütungspraxis entsteht aus wenigen wiederholbaren Schritten: Tätigkeit einordnen, Vereinbarung ablegen, Jahreskonto fortschreiben, Mehrfachtätigkeiten abfragen und jeden Geldfluss belegen. Beginnen Sie mit allen Personen, die im laufenden Kalenderjahr eine Zahlung erhalten haben. Prüfen Sie dann, welche Dokumente fehlen, und halten Sie den gegenwärtigen Stand ohne nachträgliche Datierungen fest.
Ehrenlohn für prüffähige Pauschalen und Minijobs im Verein führt je vergüteter Person ein Konto für Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und Minijob. Daraus lassen sich Vereinbarungen, Auszahlungsbelege und eine Übergabeliste für das Steuerbüro erstellen. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
Dieser Beitrag wurde von unserem Autorenteam für Vereinsvergütung erstellt. Für konkrete Einzelfälle, insbesondere bei uneinheitlichen Tätigkeiten oder bereits bestehenden Prüfungsfragen, sollten Sie die Unterlagen fachlich prüfen lassen.
