Änderungen bei Vereinspauschalen richtig einordnen
Der Beitrag ordnet die jüngsten gesetzlichen Änderungen bei Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale ein. Er zeigt, welche Punkte Vereine regelmäßig beobachten sollten, ohne künftige Gesetzgebung vorwegzunehmen.
Wer Trainerinnen, Übungsleiter oder Helfer pauschal vergütet, braucht bei Gesetzesänderungen vor allem eine saubere zeitliche Einordnung. Die Höhe einer steuerfreien Pauschale, die Voraussetzungen der Tätigkeit und die Regeln für einen Minijob stammen nicht aus derselben Vorschrift. Deshalb genügt es nicht, auf eine einzelne Zahl oder eine Überschrift zu schauen.
Für Kassenwarte und Schatzmeisterinnen ist entscheidend, das Recht des jeweiligen Abrechnungsjahres mit den eigenen Unterlagen zu verbinden. So lässt sich bei Rückfragen nachvollziehen, welche Vereinbarung galt, welcher Freibetrag beansprucht wurde und ob daneben ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis oder ein Minijob zu beurteilen war. Dieser Beitrag ordnet die letzte Erhöhung ein und zeigt Quellen, die Vereine für spätere Jahre regelmäßig prüfen sollten.
Seit 2021 gelten höhere Freibeträge
Die zuletzt erfolgte Erhöhung der beiden bekannten Vereinspauschalen geht auf das Jahressteuergesetz 2020 vom 21. Dezember 2020 zurück. Seit dem Kalenderjahr 2021 beträgt der steuerfreie Höchstbetrag nach Paragraf 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz, kurz EStG, 3.000 Euro im Jahr. Zuvor waren es 2.400 Euro.
Für die Ehrenamtspauschale nach Paragraf 3 Nummer 26a EStG stieg der Jahresbetrag zum selben Zeitpunkt von 720 Euro auf 840 Euro. Die Gesetzesänderung betrifft die Steuerbefreiung, wenn die jeweiligen materiellen Voraussetzungen der Vorschrift erfüllt sind. Sie macht nicht jede Zahlung eines Vereins automatisch steuerfrei.
Unterschiedliche Tätigkeiten, unterschiedliche Vorschriften
Paragraf 3 Nummer 26 EStG ist insbesondere für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiterin, Ausbilder, Erzieherin, Betreuer oder für vergleichbare nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag bestimmter begünstigter Körperschaften gedacht. Der Sportverein muss dabei unter anderem die Anforderungen an die begünstigte Organisation und an die Tätigkeit beachten.
Paragraf 3 Nummer 26a EStG kann für andere nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer begünstigten Körperschaft in Betracht kommen. Die Ehrenamtspauschale ist jedoch für Tätigkeiten ausgeschlossen, die bereits unter Paragraf 3 Nummer 26 EStG fallen. Welche Vergütungsart zur konkreten Aufgabe passt, erläutert auch der Beitrag Vergütungsarten im Sportverein sauber unterscheiden.
Die Beträge sind Jahresfreibeträge. Eine monatliche Auszahlung verändert ihren Charakter nicht in einen Monatsfreibetrag. Der Verein sollte daher alle im Kalenderjahr gezahlten und als steuerfrei behandelten Beträge je Person fortlaufend erfassen.
Die Beträge stehen unmittelbar im Einkommensteuergesetz
Die Beträge von 3.000 Euro und 840 Euro sind unmittelbar im Wortlaut des Einkommensteuergesetzes festgelegt. Ein Vorstandsbeschluss, eine Satzungsregel oder eine Trainervereinbarung kann diese gesetzlichen Höchstbeträge weder erhöhen noch den Zeitpunkt einer gesetzlichen Änderung vorziehen.
Will der Verein mehr zahlen, ist das nicht verboten. Der über den einschlägigen Freibetrag hinausgehende Teil muss aber nach den für die Vergütung geltenden steuerlichen und gegebenenfalls sozialversicherungsrechtlichen Regeln eingeordnet werden. Ob und in welchem Umfang daraus Lohnsteuer oder Beiträge entstehen, hängt von der Beschäftigung und der Abrechnung im Einzelfall ab.
Beschluss und Gesetz klar trennen
Der Vorstand darf entscheiden, ob, wofür und in welcher Höhe der Verein eine Vergütung schuldet, soweit Satzung, Haushaltslage und interne Zuständigkeiten dies zulassen. Die steuerliche Behandlung dieser Vergütung bestimmt hingegen das Gesetz. In der Vereinbarung sollte deshalb nicht stehen, eine Zahlung sei „steuerfrei“, ohne die Tätigkeit und die Voraussetzungen nachvollziehbar zu beschreiben.
Sinnvoll ist eine schriftliche Aufgabenbeschreibung: Wer übernimmt welche Aufgabe, in welchem Zeitraum, auf welcher Grundlage und gegen welche Vergütung? Diese Angaben helfen auch, spätere Änderungen nicht rückwirkend in unklare Altvereinbarungen hineinzulesen. Für die praktische Anlage der Unterlagen bietet der Beitrag Das Übungsleiterkonto im Verein richtig einrichten eine passende Orientierung.
Für die Vereinsakte zählt das Recht des jeweiligen Kalenderjahres
Steuerfreibeträge nach Paragraf 3 Nummer 26 und Nummer 26a EStG sind auf das Kalenderjahr bezogen. Ändert sich ein Betrag oder eine Voraussetzung, muss der Verein seine Abrechnung dem Zeitraum zuordnen, für den die Vergütung gezahlt und steuerlich behandelt wird. Eine pauschale Übernahme der Unterlagen des Vorjahres kann dann zu falschen Angaben führen.
Jede Vereinbarung sollte deshalb den Tätigkeitszeitraum und das betroffene Kalenderjahr nennen. Das gilt ebenso für das Personenkonto, auf dem Auszahlungen und der verbrauchte Freibetrag dokumentiert werden. Bei einem Wechsel im Vorstand oder in der Buchhaltung bleibt damit erkennbar, nach welcher Rechtslage abgerechnet wurde.
Mehrfachtätigkeiten gehören in die Dokumentation
Der Freibetrag steht einer Person grundsätzlich nur einmal je Kalenderjahr zu, auch wenn sie für mehrere Vereine oder andere begünstigte Auftraggeber tätig ist. Der zahlende Verein kann nicht allein aus seiner eigenen Buchhaltung erkennen, ob die Person den Freibetrag bereits an anderer Stelle ganz oder teilweise nutzt.
Eine schriftliche Erklärung der vergüteten Person zur Mehrfachtätigkeit schafft deshalb eine belastbare Grundlage für die Abrechnung. Sie sollte festhalten, ob und in welcher Höhe der jeweilige Freibetrag bei anderen Auftraggebern beansprucht wird. Ändert sich die Angabe im Laufe des Jahres, sollte die Person dies mitteilen und der Verein die weitere Auszahlung neu einordnen.
- Vereinbarung mit Aufgabe, Zeitraum, Vergütung und Kalenderjahr ablegen.
- Je Person ein fortlaufendes Konto für Auszahlungen und Freibetragsverbrauch führen.
- Erklärung zu weiteren begünstigten Tätigkeiten einholen und Änderungen dokumentieren.
- Auszahlungsbeleg, Zahlungsdatum und Zahlungsweg dem Personenkonto zuordnen.
- Bei einem Jahreswechsel die neue Rechtslage prüfen, bevor Vorlagen übernommen werden.
Diese Unterlagen ersetzen keine Einzelfallprüfung. Sie erleichtern aber die Übergabe an Steuerberatung, Finanzamt oder Betriebsprüfung und verhindern, dass die Erklärung zur Mehrfachtätigkeit erst nach einer Rückfrage gesucht wird.
Die Minijob Grenze folgt einer eigenen gesetzlichen Regelung
Die Geringfügigkeitsgrenze für einen Minijob steht nicht im Einkommensteuergesetz. Sie ist in Paragraf 8 Absatz 1a Viertes Buch Sozialgesetzbuch, kurz SGB IV, geregelt. Die Vorschrift knüpft die Grenze dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz an.
Vereinfacht gesagt leitet das Gesetz die monatliche Geringfügigkeitsgrenze aus einer regelmäßigen Wochenarbeitszeit von zehn Stunden zum gesetzlichen Mindestlohn ab. Der gesetzlich geregelte Rechenweg enthält zudem eine Rundung auf einen vollen Euro. Ändert sich der gesetzliche Mindestlohn, kann sich daher auch die maßgebliche Minijob Grenze ändern.
Für die Abrechnung zählt die aktuelle Grenze
Der Verein muss bei jeder geringfügig entlohnten Beschäftigung die im jeweiligen Zeitraum geltende Grenze und das regelmäßige Arbeitsentgelt betrachten. Dabei sind nicht nur die Überschrift „Minijob“ oder der Inhalt der Vereinbarung maßgeblich. Entscheidend ist die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der tatsächlichen und erwarteten Verhältnisse.
Unvorhersehbare Besonderheiten und schwankende Entgelte können eine eigene Prüfung erfordern. Gerade bei Saisonangeboten, Vertretungen oder zusätzlichen Veranstaltungen sollte der Verein die Lohnunterlagen und die Arbeitseinsätze so führen, dass die Beurteilung nachvollziehbar bleibt. Bei Zweifeln ist eine fachliche Klärung vor der Abrechnung sinnvoll.
Änderungen bei Mindestlohn und Minijob werden getrennt geprüft
Eine Änderung des gesetzlichen Mindestlohns kann über Paragraf 8 Absatz 1a SGB IV die Minijob Grenze beeinflussen. Daraus folgt aber keine Änderung des Übungsleiterfreibetrags nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG und auch keine Änderung der Ehrenamtspauschale nach Paragraf 3 Nummer 26a EStG. Für diese Freibeträge wäre eine Änderung des Einkommensteuergesetzes erforderlich.
Umgekehrt verändert eine Anpassung der steuerlichen Freibeträge nicht automatisch die sozialversicherungsrechtliche Grenze eines Minijobs. Das ist besonders wichtig, wenn ein Verein einer Person sowohl eine begünstigte nebenberufliche Tätigkeit vergütet als auch ein Beschäftigungsverhältnis beurteilt. Die rechtliche Zuordnung der Zahlungen muss sauber dokumentiert sein.
| Prüffrage | Maßgebliche Grundlage | Folge für den Verein |
|---|---|---|
| Hat sich der Übungsleiterfreibetrag geändert? | Paragraf 3 Nummer 26 EStG | Jahreskonto und Vereinbarung prüfen. |
| Hat sich die Ehrenamtspauschale geändert? | Paragraf 3 Nummer 26a EStG | Tätigkeit und Ausschluss neben Paragraf 3 Nummer 26 EStG prüfen. |
| Hat sich die Minijob Grenze geändert? | Paragraf 8 Absatz 1a SGB IV und gesetzlicher Mindestlohn | Regelmäßiges Arbeitsentgelt und Meldung neu beurteilen. |
Eine getrennte Prüfliste verhindert den häufigen Fehler, steuerliche Freibeträge und die Minijob Grenze zu einer einzigen „Pauschalgrenze“ zusammenzufassen. Hinweise zu typischen Folgen fehlender Unterlagen finden Sie im Beitrag Sechs Fehler bei Trainerpauschalen und ihre Folgen.
Verbindliche Quellen sind Gesetz, Finanzverwaltung und Sozialversicherung
Für eine rechtssichere laufende Prüfung sollten Vereine Quellen nach ihrer Verbindlichkeit unterscheiden. Den Ausgangspunkt bildet das veröffentlichte Gesetz, insbesondere das Einkommensteuergesetz, das Sozialgesetzbuch und bei Änderungen das Bundesgesetzblatt. Erst mit einer verkündeten und in Kraft getretenen Regelung besteht eine geltende Rechtsänderung.
Für die steuerliche Anwendung sind Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen und veröffentlichte Hinweise der Finanzverwaltung wichtig. Sie erläutern, wie die Verwaltung bestimmte Vorschriften auslegt und in Verfahren handhabt. Bei besonderen Sachverhalten kann zusätzlich die zuständige Steuerberaterin, der Steuerberater oder das Finanzamt einbezogen werden.
Sozialversicherung aus der richtigen Quelle prüfen
Bei Minijobs sind die Informationen der Minijob Zentrale für Meldungen, Beiträge und praktische Verfahrensfragen besonders relevant. Hinweise der Deutschen Rentenversicherung helfen bei Fragen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung und bei Prüfungen. Der Verein sollte immer auf das Veröffentlichungsdatum und den Geltungszeitpunkt achten.
Eine Pressemitteilung, ein Verbandsnewsletter oder ein Entwurf aus einem Gesetzgebungsverfahren kann ein nützlicher Hinweis sein. Er ersetzt aber weder den Gesetzestext noch eine bestätigte Verwaltungsinformation. Für die Vereinsakte empfiehlt sich ein kurzer Vermerk, welche Quelle an welchem Tag geprüft wurde und welche Vorlage daraus angepasst wurde.
Der Verein passt Vorlagen erst nach bestätigter Rechtsänderung an
Die wichtigste Erkenntnis lautet: Höhere Freibeträge gelten seit 2021, spätere Anpassungen dürfen Vereine aber nicht vermuten oder aus Änderungen beim Mindestlohn ableiten. Prüfen Sie für jedes neue Abrechnungsjahr getrennt den Gesetzeswortlaut, die steuerlichen Anwendungshinweise und, bei Beschäftigungen, die sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben.
Erst nach einer bestätigten, geltenden Rechtsänderung sollten Vereinbarungen, Freibetragskonten, Erklärungen zur Mehrfachtätigkeit und interne Prüfschritte angepasst werden. Gesetzesentwürfe gehören höchstens auf eine Beobachtungsliste. Sie sind keine Grundlage, um Beträge auszuzahlen oder Abrechnungen umzustellen.
Für eine geordnete Umsetzung führt Ehrenlohn mit prüffähigen Konten für Pauschalen und Minijobs sowie den passenden Belegen je vergüteter Person die Werte für Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und Minijob zusammen. Daraus können Vereinbarungen, Auszahlungsbelege und eine Übergabeliste für das Steuerbüro entstehen. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Fachlich verantwortet wird der Beitrag von unserem Autorenteam.
