Jahreskalender für Pauschalen, Minijob und Belege
Der Beitrag ordnet wiederkehrende Termine für Vergütungen im Sportverein in einen Jahresablauf ein. Er erklärt, welche Fristen für Minijobs gelten und wann das Freibetragskonto abgeschlossen werden sollte.
Vergütungen im Sportverein folgen nicht nur dem Trainingsplan. Für steuerfreie Pauschalen, geringfügige Beschäftigungen und Lohnunterlagen gelten unterschiedliche Zeitpunkte. Wer sie in einem Jahreskalender bündelt, erkennt frühzeitig, welche Angaben noch fehlen und welche Meldung vorbereitet werden muss.
Der entscheidende Grundsatz lautet: Jede Zahlung braucht einen nachvollziehbaren Anlass, eine Einordnung und einen Beleg. Das gilt besonders, wenn eine Trainerin für mehrere Vereine tätig ist, wenn sich die Vergütungsart im Jahr ändert oder wenn ein zunächst steuerfreier Betrag den persönlichen Freibetrag übersteigt. Die folgenden Termine helfen Kassenwarten und Schatzmeisterinnen, das Vergütungsjahr geordnet abzuschließen.
Der Freibetrag wird immer nach Kalenderjahren betrachtet
Die Steuerbefreiungen nach § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz und § 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz beziehen sich jeweils auf das Kalenderjahr. Für die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz und die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz ist deshalb nicht entscheidend, wann die Sportsaison beginnt oder endet. Maßgeblich ist, welche Vergütung einer Person von Januar bis Dezember des jeweiligen Jahres zufließt.
Das Personenkonto sollte zum 31. Dezember ausgewertet werden. Es muss erkennbar sein, welche Zahlungen der jeweiligen Pauschale zugeordnet wurden, an welchen Tagen sie geleistet wurden und welcher Restbetrag gegebenenfalls noch verfügbar ist. Eine Zahlung im Januar gehört grundsätzlich in das neue Kalenderjahr, auch wenn sie eine Tätigkeit aus dem Dezember vergütet. Bei Besonderheiten des Zuflusses sollte der Verein steuerlichen Rat einholen.
Die Tätigkeit muss die Voraussetzungen der Steuerbefreiung erfüllen
Ein freier Betrag allein macht eine Zahlung nicht steuerfrei. Bei § 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz kommt es insbesondere auf die begünstigte nebenberufliche Tätigkeit und den begünstigten Aufgabenbereich an. Bei § 3 Nummer 26a Einkommensteuergesetz gelten eigene Voraussetzungen. Die passende Einordnung sollte daher vor der ersten Auszahlung festgelegt und dokumentiert werden.
Eine Person kann denselben Freibetrag nicht mehrfach ausschöpfen, nur weil sie für mehrere Auftraggeber tätig ist. Der Freibetrag steht der Person im Kalenderjahr insgesamt zu. Fragen Sie deshalb vor der Auszahlung schriftlich ab, ob und in welchem Umfang die Person die betreffende Steuerbefreiung bereits bei einem anderen Verein oder Arbeitgeber nutzt. Die Erklärung gehört zum Vergütungsunterlagenbestand und sollte bei Veränderungen aktualisiert werden.
Ein sauber geführtes Konto verhindert, dass Pauschale, Arbeitslohn und Auslagenersatz vermischt werden. Welche Abgrenzungen dafür wichtig sind, erläutert der Beitrag Vergütungsarten im Sportverein sauber unterscheiden. Auch bei einer steuerfreien Zahlung bleiben eine Vereinbarung, ein Tätigkeitsnachweis und ein Zahlungsnachweis sinnvoll.
Praktischer Termin zum Jahresende
Planen Sie die Auswertung nicht erst nach der letzten Überweisung. Prüfen Sie im Dezember für jede vergütete Person: Welche Pauschale ist vereinbart, welche Zahlungen sind im laufenden Kalenderjahr erfolgt, liegt die Erklärung zu Mehrfachtätigkeiten vor und ist eine weitere Auszahlung noch richtig eingeordnet? So lässt sich vor dem Jahreswechsel entscheiden, ob eine Zahlung noch im alten Jahr erfolgen soll oder ob sie dem neuen Jahr zugeordnet wird.
Vor der ersten Minijob Beschäftigung erfolgt die Anmeldung
Wer eine Trainerin oder einen Helfer als geringfügig entlohnte Beschäftigung einstellt, muss die Beschäftigung im sozialversicherungsrechtlichen Meldeverfahren an die Minijob Zentrale melden. Grundlage für die Meldungen ist die Datenerfassungs und Übermittlungsverordnung, kurz DEÜV. Die Meldung erfolgt elektronisch, regelmäßig über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine beauftragte Lohnstelle.
Für den Verein beginnt die Arbeit vor dem ersten Einsatz: Beschäftigungsverhältnis schriftlich festhalten, Personal und Versicherungsdaten aufnehmen, die Art der Beschäftigung prüfen und die Entgeltabrechnung einrichten. Die Anmeldung ist fristgerecht mit Beginn der Beschäftigung im Meldeverfahren zu veranlassen. Nach § 6 DEÜV gilt für die Anmeldung grundsätzlich eine Übermittlungsfrist, die spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung endet.
Vor der Anmeldung steht die richtige Einordnung
Prüfen Sie, ob tatsächlich ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Entscheidend sind die tatsächlichen Verhältnisse, etwa Weisungsgebundenheit, Eingliederung in den Vereinsbetrieb und die Organisation der Tätigkeit. Die Bezeichnung im Vertrag entscheidet nicht allein. Eine unzutreffende Einordnung kann bei einer Betriebsprüfung zu Nachforderungen führen.
Bei einem Minijob sind außerdem die Angaben erforderlich, die für die Beitragsberechnung und Meldung relevant sind. Dazu können beispielsweise Angaben über weitere Beschäftigungen gehören. Änderungen dürfen nicht nur in der Trainerliste stehen, sondern müssen die Stelle erreichen, die Meldungen und Abrechnung erstellt. Für die ersten Schritte hilft die Checkliste für die erste Vergütung einer neuen Trainerin.
Der Beitragsnachweis richtet sich nach dem Fälligkeitstermin
Der Beitragsnachweis ist die elektronische Grundlage dafür, dass die Einzugsstelle die geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge einziehen kann. Nach § 23 Absatz 1 Satz 2 Viertes Buch Sozialgesetzbuch muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats übermittelt werden, in dem die Beiträge fällig werden. Für Minijobs ist die Minijob Zentrale die zuständige Einzugsstelle.
Der Termin folgt also nicht dem Datum der Vereinskasse und auch nicht dem Tag, an dem der Vorstand die Zahlung freigibt. Maßgeblich ist der gesetzliche Fälligkeitstermin. Bankarbeitstage können sich wegen Feiertagen verschieben. Der Verein oder das beauftragte Steuerbüro sollte daher die von der Einzugsstelle veröffentlichten Monatstermine in den eigenen Kalender übernehmen.
Wenn das Entgelt noch nicht endgültig feststeht
Stehen alle Entgeltdaten beim Termin für den Beitragsnachweis noch nicht fest, sieht § 23 Absatz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch eine voraussichtliche Beitragsschuld vor. Die Schätzung muss nachvollziehbar sein. Abweichungen werden nach den gesetzlichen Vorgaben in der folgenden Abrechnung berichtigt. Wer Auszahlungen zu spät an die Lohnbuchhaltung meldet, erschwert diese Berechnung unnötig.
Bewährt hat sich ein interner Vorlauf: Die fachlich verantwortliche Abteilung meldet Stunden, Zuschläge, Unterbrechungen und Änderungen rechtzeitig an die Kasse. Die Kasse prüft die Freigabe, und die Lohnstelle erhält die Daten vor dem gesetzlichen Übermittlungstermin. Dieser Vorlauf ist eine interne Organisation, ersetzt aber niemals den Beitragsnachweis.
Sozialversicherungsbeiträge sind monatlich fällig
Die Beiträge zur Sozialversicherung sind nach § 23 Absatz 1 Satz 2 Viertes Buch Sozialgesetzbuch spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Bei einem Minijob betrifft dies die vom Verein zu tragenden Abgaben und gegebenenfalls die vom Beschäftigten zu tragenden Anteile. Beitragsnachweis und Zahlung liegen damit eng beieinander, sind aber zwei verschiedene Vorgänge.
Die Kasse sollte für den Fälligkeitstermin ausreichend gedeckte Konten sicherstellen. Eine rechtzeitig angewiesene Zahlung kann dennoch problematisch sein, wenn sie nicht fristgerecht gutgeschrieben wird. Stimmen Sie deshalb Einzug, Überweisung oder ein anderes zulässiges Zahlungsverfahren mit der Abrechnung ab. Bei Rücklastschriften oder fehlender Deckung sollte der Verein sofort handeln und die Ursache dokumentieren.
Vergleichen Sie monatlich drei Unterlagen: die Entgeltabrechnung, den übermittelten Beitragsnachweis und den Kontoauszug beziehungsweise die Zahlungsbestätigung. Diese Abstimmung zeigt, ob die gemeldete Beitragsschuld, die tatsächliche Zahlung und die abgerechnete Beschäftigung zusammenpassen. Sie erleichtert zugleich die Vorbereitung auf eine Prüfung nach § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch.
Änderungen und das Ende eines Minijobs werden gemeldet
Ein Minijob ist kein einmal eingerichteter Dauerstatus. Beginn, Ende und meldepflichtige Änderungen werden im elektronischen Meldeverfahren gemeldet. Die konkreten Meldeanlässe und Fristen ergeben sich insbesondere aus der DEÜV. Der Verein sollte daher jede Veränderung unverzüglich an die Stelle weitergeben, die die Entgeltabrechnung und die Kommunikation mit der Minijob Zentrale übernimmt.
Typische Auslöser sind das Ende der Beschäftigung, eine Änderung bei den für die Versicherung maßgeblichen Verhältnissen oder Daten, die für die Meldung relevant sind. Auch eine dauerhafte Änderung des vereinbarten Entgelts verdient eine erneute Prüfung: Bleibt die Beschäftigung geringfügig, oder greifen andere sozialversicherungsrechtliche Folgen? Entscheidend ist nicht, ob die Änderung intern als klein empfunden wird, sondern ob sie melde oder beitragsrechtlich erheblich ist.
Das Ende schriftlich festhalten
Bei Beendigung sollten Sie nicht nur die Abmeldung veranlassen. Legen Sie auch die Kündigung, eine Aufhebungsvereinbarung oder den sonstigen Beendigungsgrund zu den Personalunterlagen. Prüfen Sie die letzte Abrechnung, offene Erstattungen und die letzte Beitragszahlung. So ist später erkennbar, weshalb das Beschäftigungsverhältnis zu diesem Zeitpunkt endete und welche Zahlungen noch geleistet wurden.
Besonders sorgfältig ist die Prüfung, wenn eine Person nach Ende eines Minijobs weiterhin Aufgaben im Verein übernimmt. Eine neue Tätigkeit kann steuerfrei, selbständig oder erneut abhängig beschäftigt sein. Die frühere Einordnung darf nicht einfach fortgeschrieben werden. Hinweise auf häufige Fehler bietet der Beitrag Sechs Fehler bei Trainerpauschalen und ihre Folgen.
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung hat einen festen Jahrestermin
Soweit der Verein Lohnsteuerbescheinigungen zu erstellen hat, muss er die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b Einkommensteuergesetz bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Kalenderjahres an die Finanzverwaltung übermitteln. Dieser Termin betrifft den elektronischen Datensatz und darf nicht mit dem allgemeinen Jahresabschluss des Vereins verwechselt werden.
Ob für eine konkrete Vergütung eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen ist, hängt von ihrer lohnsteuerlichen Behandlung ab. Steuerfreie Zahlungen nach den einschlägigen Voraussetzungen sind nicht automatisch Arbeitslohn. Ein Minijob kann je nach gewählter steuerlicher Behandlung anders einzuordnen sein. Die Lohnstelle braucht deshalb frühzeitig vollständige Angaben zur Person, zur Steuerbehandlung und zu allen abgerechneten Zahlungen.
Prüfen Sie vor der Übermittlung insbesondere Namen, Identifikationsnummer, Abrechnungszeiträume und die Summen aus den Monatsabrechnungen. Korrekturen sollten mit der Lohnbuchhaltung abgestimmt werden. Der Autor dieses Beitrags empfiehlt für die interne Jahresmappe eine Abhakliste, die Übermittlung, Prüfung und Ablage getrennt festhält.
Unterlagen werden nach dem Jahresabschluss geordnet aufbewahrt
Nach dem Jahresabschluss beginnt nicht die Entsorgung, sondern die geordnete Ablage. Zu jeder vergüteten Person sollten Vereinbarung, Tätigkeitsbeschreibung, Erklärung zur Nutzung von Freibeträgen, Auszahlungsbelege, Abrechnungen und Zahlungsnachweise zusammengeführt werden. Bei Minijobs kommen die Meldungen, Beitragsnachweise und die für die Abrechnung verwendeten Angaben hinzu.
Ordnen Sie Unterlagen nach Person und Kalenderjahr. Damit lässt sich bei Rückfragen nachvollziehen, welcher Betrag aus welchem Grund gezahlt wurde. Ein Kontoauszug beweist die Zahlung, aber nicht ohne Weiteres ihren Zweck. Eine Vereinbarung beweist den Anlass, aber nicht die tatsächliche Auszahlung. Erst die Kombination macht den Vorgang belastbar.
Aufbewahrungspflichten gesondert prüfen
Für Lohnunterlagen, steuerliche Unterlagen und Sozialversicherungsunterlagen können unterschiedliche Aufbewahrungsregeln gelten. Relevant sind insbesondere § 41 Einkommensteuergesetz, § 28f Viertes Buch Sozialgesetzbuch sowie, soweit der Verein dazu verpflichtet ist, die steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung. Welche Pflicht im Einzelfall gilt, hängt von der Unterlage und der steuerlichen Situation des Vereins ab.
Bewahren Sie digitale Unterlagen so auf, dass sie vollständig, lesbar und auffindbar bleiben. Änderungen an Dateien sollten nachvollziehbar sein. Bei einer Prüfung helfen eine klare Ordnerstruktur, ein Verzeichnis der Personenkonten und die Zuordnung jedes Belegs zu einer Auszahlung erheblich mehr als eine Sammlung einzelner E Mails.
Den Jahreskalender in eine verlässliche Vergütungsroutine überführen
Der Jahresablauf lässt sich in wenige feste Kontrollpunkte übersetzen: Freibetragskonto vor jeder Auszahlung aktualisieren, Minijob vor Beginn organisatorisch vorbereiten, Beitragsnachweis und Beitragszahlung monatlich terminieren, Änderungen sofort weitergeben, Lohnsteuerdaten bis Ende Februar prüfen und die Unterlagen nach dem Jahresabschluss vollständig ablegen. So werden Fristen nicht erst sichtbar, wenn eine Meldung überfällig ist.
Für Vereine, die diese Schritte digital bündeln möchten, führt Ehrenlohn mit prüffähigen Personenkonten für Pauschalen und Minijobs sowie Vereinbarungen, Auszahlungsbelegen und einer Übergabeliste für das Steuerbüro die wesentlichen Unterlagen je vergüteter Person zusammen. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Bereiten Sie dafür am besten vorab vor, welche Vergütungsarten, Personengruppen und bisherigen Ablagen Ihr Verein verwendet.
