Checkliste für die erste Vergütung einer neuen Trainerin
Der Beitrag liefert eine abarbeitbare Liste für die Aufnahme neuer vergüteter Personen im Sportverein. Jeder Punkt erklärt, warum er vor der ersten Auszahlung geprüft oder dokumentiert werden sollte.
Eine neue Trainerin soll möglichst schnell ihre erste Vergütung erhalten. Vor der Auszahlung braucht der Verein jedoch mehr als eine Bankverbindung und einen Betrag. Er muss belegen können, wer tätig ist, was die Person macht, auf welcher Grundlage sie Geld erhält und wie die Zahlung steuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich behandelt wird.
Diese Checkliste hilft Kassenwarten und Schatzmeisterinnen, die Unterlagen in einer sinnvollen Reihenfolge einzuholen. Sie ersetzt keine Prüfung des einzelnen Falls durch Steuerberatung oder Lohnbüro. Sie sorgt aber dafür, dass die entscheidenden Informationen vorliegen, bevor aus einer gut gemeinten Pauschale ein ungeklärter Vorgang in der Buchhaltung wird. Hinweise zur fachlichen Einordnung veröffentlicht auch unsere Autorin im Ehrenlohn Magazin.
1. Identität und erreichbare Kontaktdaten liegen vor
Prüfen Sie zuerst, ob der vollständige bürgerliche Name, die aktuelle Anschrift und verlässliche Kontaktdaten vorliegen. Die Person muss in der Vereinbarung, im Personenkonto, auf Auszahlungsbelegen und gegebenenfalls in einer Meldung immer eindeutig dieselbe sein. Spitznamen, abweichende Schreibweisen oder nur eine Telefonnummer machen spätere Rückfragen unnötig schwierig.
Legen Sie die Unterlagen unter einer eindeutigen Personenkennung ab. Das kann eine interne Personalnummer sein, sofern sie konsequent verwendet wird. Besonders wichtig ist die klare Zuordnung, wenn mehrere Personen denselben Nachnamen tragen oder eine Trainerin in mehreren Abteilungen arbeitet.
Für die Auszahlung zusätzlich erfassen
- IBAN und Name der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers,
- Datum des Tätigkeitsbeginns,
- eine Zustellmöglichkeit für Vereinbarungen und Abrechnungen,
- bei einem Arbeitsverhältnis die Daten, die für Lohnabrechnung und Meldungen erforderlich sind.
Eine Kopie des Ausweises ist nicht automatisch erforderlich. Erheben und speichern Sie nur Daten, die der Verein für die Vertragsdurchführung, Abrechnung oder rechtliche Pflichten benötigt. Für personenbezogene Daten gelten insbesondere die Datenschutz Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz. Beschränken Sie den Zugriff in der Buchhaltung auf Personen, die die Daten tatsächlich brauchen.
2. Die konkrete Aufgabe ist schriftlich beschrieben
Schreiben Sie auf, welche Aufgabe die neue Trainerin übernimmt. Möglich sind etwa die Anleitung einer Trainingsgruppe, die sportfachliche Betreuung bei Wettkämpfen, Ausbildungstätigkeiten, die Organisation eines Angebots oder Verwaltung. Die Bezeichnung auf dem Formular allein entscheidet nicht. Maßgeblich ist, was die Person tatsächlich tut.
Diese Beschreibung ist wichtig, weil Paragraf 3 Nummer 26 Einkommensteuergesetz, kurz EStG, bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiterin, Ausbilderin, Erzieherin, Betreuerin oder vergleichbare Tätigkeiten begünstigt. Paragraf 3 Nummer 26a EStG kann für andere nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag einer begünstigten Einrichtung in Betracht kommen. Eine überwiegend verwaltende Aufgabe ist nicht schon deshalb Übungsleitertätigkeit, weil sie im Sportverein stattfindet.
Die Aufgabenbeschreibung muss konkret sein
Notieren Sie Trainingsort, Gruppe oder Bereich, regelmäßige Aufgaben und gegebenenfalls die Verantwortung für Vorbereitung und Nachbereitung. Bei einer gemischten Tätigkeit sollte der Verein die Teile sauber trennen. Wer sowohl Kinder trainiert als auch Mitgliederlisten pflegt, benötigt eine Beschreibung, aus der erkennbar wird, welcher Vergütungsteil auf welche Tätigkeit entfällt.
Prüfen Sie außerdem, ob der Verein und die Tätigkeit die Voraussetzungen der jeweiligen Steuerbefreiung erfüllen. Für die Übungsleiterpauschale genügt nicht jede Tätigkeit für jeden Auftraggeber. Eine verständliche Grundlage bietet der Beitrag wann Trainervergütung nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG steuerfrei bleibt.
3. Die Nebenberuflichkeit wird vor der Pauschale geprüft
Will der Verein die Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale anwenden, muss die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt werden. Nebenberuflich bedeutet im Steuerrecht nicht einfach, dass die Trainerin noch einen anderen Beruf hat. Entscheidend sind Umfang und Verhältnis der Tätigkeit zu einer vergleichbaren Vollzeittätigkeit sowie die Umstände des Einzelfalls.
Die Finanzverwaltung nennt als Orientierung, dass eine Tätigkeit nebenberuflich ist, wenn sie nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs beansprucht. Das ist eine Verwaltungsauffassung und keine Einladung, nur Stunden zu addieren. Bei stark schwankenden Einsatzzeiten, mehreren Funktionen oder einer umfangreichen Saisonvorbereitung dokumentieren Sie die tatsächlichen Verhältnisse besonders sorgfältig.
Prüffragen für die Akte
- Welche regelmäßigen und zusätzlichen Stunden fallen für Training, Vor und Nachbereitung sowie Veranstaltungen an?
- Ist die Aufgabe gegenüber einer vergleichbaren Vollzeittätigkeit klar nachrangig?
- Übt die Person für denselben Verein weitere vergütete Funktionen aus?
- Soll eine Steuerbefreiung genutzt werden, und wenn ja, welche?
Eine Tätigkeit kann auch nebenberuflich sein, wenn die Person keinen Hauptberuf hat, beispielsweise während Ausbildung, Studium oder Ruhestand. Umgekehrt kann eine als Pauschale bezeichnete Zahlung steuerpflichtig werden, wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Halten Sie das Prüfergebnis mit Datum und zuständiger Person in der Personalakte fest.
4. Die passende Vergütungsvereinbarung ist abgeschlossen
Bevor Geld fließt, schließen Sie eine schriftliche Vereinbarung. Sie schafft Klarheit für beide Seiten und ist bei einer Prüfung der wichtigste Nachweis dafür, warum und in welcher Höhe der Verein zahlt. Ein bloßer Vorstandsbeschluss oder eine nachträglich unterschriebene Quittung ersetzt keine vorher klare Regelung.
Die Vereinbarung sollte mindestens Aufgabe, Beginn, Vergütung, Zahlungsweise und die Frage enthalten, ob die Zahlung monatlich, je Einsatz oder anders fällig wird. Vereinbaren Sie bei Bedarf eine Laufzeit, Kündigungsregelung, Vertretung, Abrechnung von Auslagen und die Pflicht, Änderungen bei anderen begünstigten Tätigkeiten mitzuteilen. Die tatsächliche Durchführung muss anschließend zur Vereinbarung passen.
| Regelung | Warum sie vor der ersten Zahlung nötig ist |
|---|---|
| Konkrete Tätigkeit | Sie stützt die steuerliche Einordnung und verhindert unklare Sammelbezeichnungen. |
| Vergütung und Fälligkeit | Der Auszahlungsbetrag wird nachvollziehbar und mit dem Beschluss des Vereins abgleichbar. |
| Beginn und Laufzeit | Der Verein kann Zahlungen dem richtigen Zeitraum zuordnen. |
| Abrechnungsweg | Es ist klar, ob der Verein pauschal auszahlt, Lohn abrechnet oder Auslagen erstattet. |
Unterschreiben sollten die vertretungsberechtigten Personen nach der Satzung oder einer wirksamen Zuständigkeitsregelung sowie die Trainerin. Bei Minderjährigen sind zusätzlich die gesetzlichen Vertretungsberechtigten zu beachten. Häufige Formfehler und ihre Folgen erläutert der Beitrag Sechs Fehler bei Trainerpauschalen vermeiden.
5. Die Erklärung zu anderen begünstigten Tätigkeiten ist eingeholt
Holen Sie vor der ersten Auszahlung eine schriftliche Erklärung ein, ob die Trainerin im laufenden Kalenderjahr bereits Einnahmen aus begünstigten Tätigkeiten bei anderen Auftraggebern erhält oder erhalten hat. Das ist besonders wichtig bei Mehrfachtätigkeit als Übungsleiterin, Helferin, Kursleiterin oder Vorstandsmitglied in mehreren Vereinen und Einrichtungen.
Die Freibeträge nach Paragraf 3 Nummer 26 und Paragraf 3 Nummer 26a EStG gelten personenbezogen und jeweils für das Kalenderjahr, nicht getrennt für jeden Verein. Für Einnahmen nach Paragraf 3 Nummer 26 EStG beträgt der Freibetrag 3.000 Euro im Kalenderjahr. Für Einnahmen nach Paragraf 3 Nummer 26a EStG beträgt er 840 Euro im Kalenderjahr. Ob beide Befreiungen im konkreten Fall nebeneinander genutzt werden können, hängt von unterschiedlichen Tätigkeiten und der zutreffenden Zuordnung ab.
Was die Erklärung enthalten sollte
Die Trainerin sollte angeben, bei welchen Auftraggebern sie entsprechende Tätigkeiten ausübt, welche Steuerbefreiung sie dort nutzt oder nutzen will und welcher Freibetrag bereits berücksichtigt wurde. Eine Erklärung ist keine Garantie für die steuerliche Beurteilung, aber ein notwendiger Nachweis dafür, dass der Verein seine Entscheidung auf aktuelle Angaben gestützt hat.
Vereinbaren Sie, dass Änderungen unverzüglich mitgeteilt werden. Aktualisieren Sie die Erklärung mindestens dann, wenn die Vergütung erhöht wird, eine weitere Vereinsfunktion hinzukommt oder ein neues Kalenderjahr beginnt. Bewahren Sie die Erklärung zusammen mit der Vereinbarung und den Abrechnungen auf.
6. Die Abrechnungsart ist festgelegt
Entscheiden Sie vor der ersten Zahlung, wie der Verein die Vergütung abrechnet. In Betracht kommen Einnahmen innerhalb der Voraussetzungen und Freibeträge des Paragrafen 3 Nummer 26 EStG, Einnahmen nach Paragraf 3 Nummer 26a EStG oder ein Arbeitsverhältnis, das gegebenenfalls als Minijob bei der Minijob Zentrale zu melden ist. Die Begriffe Pauschale und Honorar beantworten diese Frage nicht.
Übersteigen Einnahmen den verfügbaren Freibetrag oder liegen dessen Voraussetzungen nicht vor, kann ein steuerpflichtiger Arbeitslohn oder eine andere steuerlich relevante Vergütung vorliegen. Ob abhängige Beschäftigung, selbstständige Tätigkeit oder ein Arbeitsverhältnis vorliegt, richtet sich nach der tatsächlichen Durchführung. Weisungsgebundenheit, Einbindung in den Vereinsbetrieb und fehlendes Unternehmerrisiko sind dabei relevante Merkmale.
Bei einem Minijob sind die Meldungen, Beiträge und Abgaben über die zuständigen Verfahren rechtzeitig zu behandeln. Bei einer sozialversicherungsrechtlich zweifelhaften Einordnung sollte der Verein vor Beginn fachlichen Rat einholen. Legen Sie die Entscheidung samt Begründung in der Akte ab und ändern Sie sie nicht rückwirkend nur deshalb, weil ein Freibetrag später ausgeschöpft ist.
Für die laufende Organisation hilft ein Blick in den Jahreskalender für Pauschalen, Minijob und Belege. Er ersetzt allerdings nicht die Prüfung der individuellen Trainervereinbarung und der tatsächlichen Arbeitsweise.
7. Zahlungsweg und Belegablage sind vorab eingerichtet
Richten Sie vor der ersten Auszahlung ein Personenkonto in der Buchhaltung ein. Dort werden vereinbarte Vergütung, bereits gezahlte Beträge, der verwendete Freibetrag, offene Ansprüche und gegebenenfalls Lohnabrechnungen fortlaufend erfasst. So erkennt der Verein rechtzeitig, ob sich ein Betrag dem verfügbaren Freibetrag nähert oder ob mehrere Vergütungsarten zusammenlaufen.
Zahlen Sie möglichst unbar auf das hinterlegte Konto aus. Der Kontoauszug und ein Auszahlungsbeleg müssen zusammen erkennen lassen, an wen, wann, wofür und in welcher Höhe gezahlt wurde. Barauszahlungen sind zwar nicht allein wegen der Barzahlung unmöglich, sie verlangen aber einen besonders vollständigen, zeitnah unterschriebenen Empfangsnachweis und eine saubere Kassenführung.
Vollständige Ablage je Zahlung
- Vereinbarung und gegebenenfalls Vorstandsbeschluss,
- Erklärung zu anderen begünstigten Tätigkeiten,
- Abrechnung oder Auszahlungsbeleg mit Leistungszeitraum,
- Nachweis des Geldflusses oder bei Barzahlung der Empfangsnachweis,
- Dokumentation der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Einordnung.
Belege müssen geordnet, vollständig und für eine Prüfung nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die konkrete Aufbewahrungspflicht kann sich je nach Unterlage insbesondere aus Steuerrecht, Handelsrecht, Arbeitsrecht und den Umständen des Vereins ergeben. Stimmen Sie die Ablage mit Steuerbüro oder Lohnstelle ab, damit die Unterlagen ohne Nacharbeit übergeben werden können.
Ergebnis: Erst vollständig dokumentieren, dann erstmals auszahlen
Die erste Auszahlung ist der richtige Zeitpunkt, um einen verlässlichen Prozess zu schaffen. Sind Identität, Aufgabe, Nebenberuflichkeit, Vereinbarung, Mehrfachtätigkeit, Abrechnungsart und Belegablage geklärt, kann der Verein jede weitere Zahlung nach derselben Logik bearbeiten. Das schützt nicht nur vor Rückfragen von Finanzamt oder Rentenversicherung, sondern schafft auch Transparenz gegenüber Trainerin und Vorstand.
Ehrenlohn bündelt Personenkonto, Freibeträge, Vereinbarungen und Auszahlungsbelege für Vereinsvergütungen. Für jede vergütete Person lassen sich Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale und Minijob getrennt nachvollziehen sowie Unterlagen für das Steuerbüro vorbereiten. Wenn Sie den Ablauf im eigenen Verein ansehen oder frühen Zugang besprechen möchten, wenden Sie sich über das Kontaktformular an das Team.
